Wady dziennikowego i pozadziennikowego systemu kancelaryjnego

Prowadzone przez naukowców rozważania dotyczące kryterium wyboru najlepszego w danej firmie systemu kancelaryjnego często krytykowane są za to, że mają teoretyczny charakter.

Sami pracownicy biurowi podkreślają, że zarówno dziennikowy, jak i bezdziennikowy system kancelaryjny sprawdza się w praktyce przede wszystkim wówczas, gdy wprowadza się w nim pewne zmiany, trudno nie zgodzić się przy tym z osobami przypominającymi o znaczeniu jego elastyczności. Żadna firma nie jest statyczna, a dynamiczny rozwój przedsiębiorstwa nie pozostaje bez wpływu na obieg dokumentów tak wewnątrz niego, jak i pomiędzy nim i podmiotami zewnętrznymi.

Nie można nie zgodzić się jednak z tym, że rozważania teoretyczne są potrzebne. Zarówno dziennikowy, jak i bezdziennikowy system kancelaryjny ma nie tylko swoje zalety, ale również wady. Można próbować je eliminować, działanie to będzie jednak w istotny sposób utrudnione, jeżeli nie poznamy ich odpowiednio wcześnie. Warto poznać zatem uwagi naukowców już choćby po to, aby w przyszłości podejmować działania niwelujące negatywne konsekwencje przyjęcia konkretnego systemu w naszej własnej firmie.

Największą wadą systemu dziennikowego wydaje się to, że przekazywanie korespondencji niezmiennie musi odbywać się za pokwitowaniem, co przyczynia się do tego, że nierzadko mija wiele czasu zanim trafi ona do adresata. Jest to również system czasochłonny i wymagający sporych nakładów pracy, nierzadko wymagający zatrudnienia dodatkowych pracowników, co może odbić się na budżecie konkretnej firmy. Ponadto trudno o naprawdę czytelne zasady archiwizowania dokumentów, co często przyczynia się do tego, że poszukiwanie akt danej sprawy okazuje się być nie lada wyzwaniem.

Nie oznacza to jednak wcale, że bezdziennikowy system kancelaryjny jest wolny od wad. I on nie zakłada przecież wcale całkowitego zerwania z nieefektywną, a często po prostu niepotrzebną biurokracją. Osoby, które go stosują muszą między innymi opracowywać i stosować rzeczowe wykazy akt, a do tego każdy pracownik jest zobowiązany zakładać i prowadzić teczki spraw, którymi się zajmuje. Okazuje się przy tym, że system bezdziennikowy nie należy do takich, które stosuje się z łatwością, niejasności przyczyniają się zaś do tego, że pracownikom często zdarza się popełniać błędy sprawiające, że obieg informacji, wbrew intencjom, staje się utrudniony.